一、学校机要科收发的各级各类文件，由办公室主任签署拟办意见后，送校领导阅示，并在当天晚间下班前收回机要科保管。

二、需要有关职能部门和学院负责人阅知、阅办的文件，各相关部门和学院应指定专人来机要科领取，并办理借阅手续。

三、需要有关职能部门和学院负责人阅知、阅办的“三密件”，请有关部门负责人来办公室阅文室阅读。“三密件”一律不向外借阅。

四、各有关部门借阅的文件要妥善保管，在本单位负责人阅示签名后，及时送回机要科，且不得在文件上随意涂改和画圈。

五、因个人申报职称、科研项目等有关事宜，需要查找相关文件的，请与学校职能部门联系，由职能部门统一办理借阅手续。