第一条  学校党政公文（以下简称“公文”）是学校党委、行政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻上级的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。为进一步规范学校公文处理工作，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）等文件精神，结合学校实际，制定本办法。

第二条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第三条  学校办公室主管学校公文处理工作，并对学校其他部门和单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。全校各部门和单位应由专人负责公文处理工作。

第四条  公文的种类

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）公告。适用于向校内外宣布重要事项。

（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（六）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，发布校内规章制度，任免人员。

（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（八）报告。适用于向上级部门汇报工作、反映情况，回复上级部门的询问。

（九）请示。适用于向上级部门请求指示、批准。

（十）批复。适用于答复下级单位请示事项。

（十一）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

对于党委常委会、校长办公会议、学校专题会议纪要中的议决事项等需要告知校内相关单位的，可以抄告单的形式予以下达。

第五条  公文的形式

（一）学校文件

1.发文机关标志为“中共安徽师范大学委员会文件”，代字为“师发”的公文。

主要用于传达贯彻上级党的机关的方针、政策、指示；部署党的建设和思想政治工作方面全局性工作和重要工作以及成立相关领导协调机构；发布党内规章制度和重要决定；向上级党的机关报告、请示重要工作和呈送意见；根据干部管理权限，办理党委序列处级干部任免事项；通报党的建设和思想政治工作方面重要事项；转发上级党的机关的公文；批复下级党的部门的请示；发布要求下级党的部门办理或周知的事项；需要以党委和行政名义联合制发的公文。

2.发文机关标志为“安徽师范大学文件”，代字为“校x字”的公文。

主要用于传达贯彻上级行政机关的政策部署和指示精神；部署学校行政方面全局性工作和重要工作；发布行政规章制度和重要决定以及成立相关领导协调机构；向上级行政机关报告、请示重要工作和呈送意见；根据干部管理权限，办理行政序列处级干部任免事项；成立二级机构；转发上级行政机关的公文；批复下级行政单位的请示；通报行政方面重要事项；其他必须以安徽师范大学名义办理的重要事项。其中，发布行政规章制度和重要决定以及成立相关领导协调机构应以“校办字”发文。

3.发文机关标志为“安徽师范大学办公室文件”。

主要用于经同意以安徽师范大学办公室名义传达贯彻上级机关的指示；就有关具体问题进行工作布置；印发重要会议通知；转发有关文件等。

（二）学校函件

1.发文机关标志为“中共安徽师范大学委员会”和 “安徽师范大学”的函件。

主要用于就有关具体问题与校外不相隶属党的机关或行政单位商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等；印发重要会议通知等。

2.发文机关标志为“安徽师范大学办公室”的函件。

主要用于经同意以安徽师范大学办公室名义对有关具体业务作出通知；就有关具体事项与不相隶属机关内设部门商洽；印发有关会议通知。

（三）会议纪要

发文机关标志为“党委全委会会议纪要、党委常委会会议纪要、校长办公会会议纪要、学校专题会议纪要”的公文。

主要用于记载、传达学校党委全委会、党委常委会、校长办公会、学校专题会议等的决定事项和主要精神。

各部门、单位在各自职责权限内研究决定相关事项时，应以纪要形式进行记载。

（四）部门、单位文件和函件

发文机关标志分别为“中共安徽师范大学委员会×××（部处、学院）文件”、“安徽师范大学×××（部处、学院）文件”和 “中共安徽师范大学委员会×××（部处、学院）”、“安徽师范大学×××（部处、学院）”的公文。

分别用于各部门、单位在各自职责权限内布置、商洽、报告、答复和通知有关工作。

（五）校纪委单独印制“中共安徽师范大学纪律检查委员会文件”文头，校工会单独印制“中国教育工会安徽师范大学委员会文件”文头，校团委单独印制“共青团安徽师范大学委员会文件”文头，代字分别为“纪发”、“师教工”、“师青”。

第六条  公文的格式

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

（四）发文单位标志。上行文和平行文使用发文单位全称，下行文由发文单位全称加 “文件”二字组成。联合行文时，发文单位标志使用联合发文单位全称。

（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。校党委名义发文为“师发〔年份〕×号”，学校名义发文字号为 “校×字〔年份〕×号”；各部门、各单位的发文字号为“〔年份〕×号”。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文。“会议纪要”和以电报形式发出公文可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送单位。除主送单位、报送部门外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应使用全称、规范化简称或者统称。

（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

公文的具体版式按照《党政机关公文版式》国家标准（GB/T 9704—2012）执行。公文用纸幅面采用国际标准A4型。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第七条  公文的行文规则

（一）行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

（二）大力精简和控制公文数量。国家法律法规和党内法规已作出明确规定的，一律不再制发文件。现行公文仍然适用的，不再重复发文。上级机关公文已及时公布的，不翻印、不转发；未公布发布，但要求明确具体的，直接翻印，不予转发。凡已开会布置，或主要内容已公开发布，或已印发纪要和会议材料，以及可以通过电话、传真、网站、电子邮件等形式传达的，不再印发文件。凡能通过面对面或口头协商解决的问题，应当不再行文。

（三）严格控制公文篇幅，倡导“短新实”文风。公文正文一般控制在3000字以内。报送上级机关的请示和报告，正文一般控制在1500字以内。

（四）行文关系根据隶属关系和职权范围确定。学校内设机构除学校办公室外不得对外正式行文。向上级部门行文，原则上主送一个上级部门，根据需要同时抄送相关上级部门和同级单位。请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。一般不得越级行文，不得以本单位名义向上级部门负责人或以本单位负责人名义向上级部门报送公文。学校办公室根据授权，可以“校办字”文件的形式向校内相关部门、单位发布指令性公文或提出指令性要求。

第八条  发文办理的主要程序

（一）草拟。全校性重要公文应由事项责任部门起草。凡属于各部门、单位职责权限内的事务，由所在部门、单位自行拟制。公文起草应当做到：符合国家法律法规和党的路线方针政策以及上级部门的指示；完整准确体现发文单位意图并同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法切实可行，等。部门或单位主要负责人要对草拟的公文进行认真审核把关，对重要公文起草工作应当亲自主持、指导。

（二）审核。学校公文文稿签发前，应当由学校办公室进行审核。审核的重点是：行文理由是否充分，行文依据是否准确；所提政策措施和办法是否切实可行；决定事项是否符合本单位的职权范围；文种是否正确，格式是否规范，等。各部门、单位的公文由部门、单位负责人参照以上内容进行审核。

（三）签发。上行文由学校党委书记或校长签发，下行文和平行文按分工负责的原则由分管校领导签发。涉及多位校领导分管的工作，在经其他校领导会签后，由公文起草单位的分管校领导签发。联合发文由所有联署单位负责人和分管校领导会签。“抄告单”由办公室主任签发；各部门、单位的公文由部门、单位主要负责人签发。

（四）复核。学校办公室在公文正式印发前，应对已经校领导签批的公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；如有任何修改，应当报原签批校领导复审。各部门、单位的公文由部门、单位进行复核。

（五）登记。对复核后的公文，应及时办理发文登记，包括编排发文号，记录发文单位、签发人和签发时间，确定分送范围和印制份数等。

（六）印发。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第九条  收文办理的主要程序

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。发现问题，须及时向发文部门查询，并采取相应的处理措施。

（二）登记。收文后，应对公文的主要信息和办理情况作详细记载。涉密公文登记簿登记，非涉密公文扫描上网处理。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由学校办理，是否涉及校外其他单位职权范围内的事项。

（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报有关校领导批示或者转有关单位办理；需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。紧急公文应当明确办理时限。承办单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（五）传阅。根据批示意见和工作需要将公文及时送传阅对象阅处。在办理公文传阅时，应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传、延误。除主要校领导有指示外，公文不应在校领导之间自行横传。

（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，紧急公文或者重要公文应当由学校办公室负责催办，一般公文应当定期催办，督促承办单位按期办结。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第十条  公文的相关管理

公文办理完毕后，应按照档案法律法规以及学校档案管理规定，及时整理归档。个人不得保存应当归档的公文。两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。涉密公文应当按照保密法规规定制定。单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案馆。校外来文由学校办公室机要科专人统一管理。

公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。

复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经主管机要保密的校领导或学校办公室主任批准。

第十一条  公文的撤销和废止

公文的撤销和废止由发文单位或者上级部门根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第十二条  公文含电子公文，电子公文处理工作按上级要求和学校相关规定执行。

第十三条  本办法自公布之日起施行，由学校办公室负责解释。校内过去有关公文处理的要求与本办法不一致的，以本办法为准。

 

附件：党政机关公文格式

 

                                                                                中共安徽师范大学委员会

                                             2016年12月29日