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完善涉密载体清退工作之管见
发布时间: 2008-06-19


因工作需要,笔者曾被抽调到市委保密室负责秘密载体的管理工作。在进行秘密载体清退工作中发现,清退工作作为秘密载体管理的最后环节,是对秘密载体前期管理工作的一次检阅,加强对秘密载体的清退工作,应能有效地促进秘密载体的规范管理。

工作中发现的问题

按有关规定,对上一年度由保密室发至市直有关单位的中央、省委的秘密载体需进行清退。在清退工作中,一些单位未能按期如数清退有关秘密载体,经核查,原因有多方面:一是收件方对秘密载体管理混乱,如个别单位几经催促,才从有关领导办公室或科室找到相关秘密载体。二是发件方也存在差错,如错登或漏登。三是机要投递环节不规范,如对机要件无指定专人签收,交接手续不全,邮政局机要投递员投递机要件时,若保密员不在,交由办公室其他人员签收后,是否已移交保密员,手续不清楚;同时也有个别的错投现象,如将机要件错投到另一名称相近的单位而未能及时发现。上述问题,既反映了有关单位对秘密载体管理不够规范,也充分说明了对秘密载体的清查、核对工作,如果仅靠收方或发方单方面地进行,而不进行收发双方认真的清查核对,对秘密载体管理工作中存在的一些问题是无从发现的。

对完善秘密载体清退工作机制的建议

1、明确秘密载体的清退范围。中央保密办、国家保密局《关于国家秘密载体保密管理的规定》(以下简称《规定》)第二十九条:“涉密机关、单位每年应当定期对当年所存秘密载体进行清查、核对,发现问题及时向保密工作部门报告。按照规定应当清退的秘密载体,应当及时清退,不得自行销毁。”但上述规定仍属比较原则,如哪些秘密载体属“应当清退”的范围还需结合工作实际作进一步明确。笔者认为,秘密载体使用后的处理方式,无非两种情况:一是存档备查或继续使用,这主要是针对那些业务性较强、时效性较长,需要反复使用的秘密载体,如某些保密的技术标准、汇编的秘密文件资料以及某些磁介质秘密载体等;二是销毁,对不进行存档的秘密载体,原则上都要作销毁处理。秘密载体的销毁,主要有三种方式:一是由制发单位统一回收后销毁;二是由制发单位委托有关保密机构组织清退后销毁,如中央级、省级发往县团级的秘密载体一般都是先发往市、县党委、政府的保密机构,再代为发至有关单位,这些秘密载体的清退由市县保密机构组织进行;三是由收件单位自行销毁。由此可见,对秘密载体的销毁,基本上都是在完成清退工作的基础上进行,这就需要制发单位对所制发的秘密载体进行甄别,结合实际需要对秘密载体的清退范围作出明确规定。如规定绝密级及政治敏感性别的秘密载体应由制发单位组织清退;收件单位自行销毁的,仅限于密级低、已过时效的秘密载体,且须有制发单位的明确授权;其他秘密载体按从哪里来退回哪里去的原则处理。

2、设置合理的工作程序。《规定》第二十九条对如何进行秘密载体的清查、核对、清退未作具体规定,在实际工作中,还需对相关的工作方式进行优化。针对上述秘密载体使用后的处理方式,笔者认为,可将《规定》中要求的清查、核对、清退工作有机地结合起来,将内部的清查、核对与收、发双方的外部清查、核对结合起来。具体做法如下:每年年初由秘密载体的制发单位(包括翻印、转发单位),根据上一年度制发的秘密载体的发放范围,向有关收件单位发出《秘密载体核对和处理意见清单》,分别对每件秘密载体作出“退回”、“存档”、“销毁”的具体指示,收件单位在清查、核对的基础上按清单指示进行处理,并将处理情况在清单中注明报制发单位;收件单位若认为某些列入退回或销毁的秘密载体需存档备查或继续使用的,需书面向制发单位申请,经同意后可不予退回或销毁。上级部门对下级部门发送的秘密载体,有权决定采取退回、存档、销毁的方式进行处理,但仍需处理结果通报制发单位。制发单位对收件单位退回的清单进行清查、核对,发现问题督促和协助有关单位纠正;同时,汇总清查、核对、清退的情况报当地保密工作部门备案。确立秘密载体清查、核对、清退的工作程序,一方面,既使清查、核对、清退工作更具操作性,又可形成一个有效的监督机制,使该项工作的落实有制度保障。通过由制发单位对收件单位进行监督,保密工作部门对制发单位进行监督,进一步促进秘密载体相关环节的规范管理,由于对该项工作的监督检查简便易行,从而使得保密检查监督更具实效性和针对性;另一方面,还可减轻解密工作的工作量,如对已进行清退的秘密载体在保密期限内解密的,解密通知可仅发至有关存档单位。

3、确立秘密载体只发组织、不发个人的原则。现实中不少机关单位将为数不少的秘密载体直接发送到领导干部个人手中,使得对这些秘密载体难以履行签收、登记、保管等手续,更难以进行清查核对,这既不符合对秘密载体实行严格管理的原则,给秘密载体的管理造成障碍,同时也为领导同志带来额外的工作负担。2000年,中央中央办公厅为此专门发出了《关于认真做好党政领导干部个人保存的公务文件收集和管理工作的通知》,足以说明该问题的严重性。实际上,中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》(中共中央办公厅一九九六年五月三日)第二十五条“党的机关公文应当只发组织,由秘书部门统一管理,一般不发给个人”的规定,就已经确立了党的机关公文只发组织,不发个人的原则;中共中央办公厅《关于印发〈中央文件发布、阅读和管理的工作暂行规定〉的通知》,也对中央文件发给个人的特殊情形实行严格的限制,并对该类文件的管理作了严格的规定。实践中,国家有关部门(如原地质矿产部)还专门作出了秘密载体只发组织,不发个人的规定。但上述规定毕竟只规范到党的各级机关和个别部门,其效力并不及于其他政府部门、其他政党和团体以及科研机构、军工企业等。现实中,即使是党的有关机关,对中央办公厅的上述规定也未能严格遵守,将秘密载体直接发到领导个人手中的情况相当普遍。如我市某党委机关曾送来密件一式十多份,要求分发到市委、市政府每个领导,笔者向其说明上述有关规定,并表示对接收的密件只能按有关工作规则进行传阅,从而拒绝了对方的要求,但后来发现该单位干脆通过机要通信渠道向有关领导直接寄发密件。可见,将秘密载体只发组织,不发个人作为秘密载体管理的原则确定下来,既为秘密载体的规范管理所必需,也有充实的法理基础。如规定秘密载体已发单位的,不得再抄报领导同志;秘密载体确因工作需要由领导亲启、亲收的,仅可发至设有专门秘书的领导,由专门秘书或秘书部门指定的专管人员签收,交领导亲启后退回专管人员。

4、对秘密载体统一要求编排顺序号。对秘密载体编排顺序号,所增加的工作量有限但其作用不容忽视:一是可监控秘密载体的制作数量和发放范围,防止滥制、滥发;二是便于秘密载体的清查核对等环节的管理,尤其是在收发双方在核对发生争议时,双方对秘密载体顺序号的文字记录,作为证据或查找线索就显得更为重要;三是在查处某些泄密事件中,能及时追查到泄密源头。如在上面提到的机要件误投的例子中,在发现装有该份密件的机要件被误投到了另一单位后,经向该单位查核,确实多出一份同一文号的密件,幸好当时保密室对文件登记较完善,通过核对该密件的顺序号,方证实该份密件确属误投。在实际工作上,中央和中央办公厅等机关制发的文件,不论是密级文件还是非密级文件,均统一编排了顺序号,给保密管理带来极大的便利。但《规定》第七条仅对绝密级、机密级载体作了应当编排顺序号的规定,对秘密级载体未作相应的要求,鉴于上述理由及从对秘密级载体实行严格管理的原则出发,建议由各地保密工作部门对此作出规定,并在实际中落实。

5、对秘密载体的清退工作进行统一规范。据了解,目前对秘密载体实行清退的,仅限于中央、国务院及其办公厅和地方各级党委、政府制发的秘密载体,众多党政工作部门,从中央部门到各级地方部门,未见有对所制发的秘密载体进行组织清退,而有些部门滥制、滥发秘密载体以及管理不规范的问题更为突出。统一规定制发单位要对所制发的秘密载体进行组织清退,并在实际工作中加强落实和监督,才能使对秘密载体的清查、核对、清退工作真正落到实处。

 
 
添加者:戴和圣 添加日期:2008-06-19 审核者:戴和圣 审核日期:2008-06-19
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